Avaldused
Stuudiumi kaudu saad vastu võtta ning menetleda avaldusi, taotlusi — näiteks puhkuseavaldused, lähetus- või koolitustaotlused, vaba päeva soovid, õpilaspileti duplikaadi taotlused ja muud taolist.
Õpetaja jõuab avalduste esitamise/vaatamise lehele “Päevikud” → “Muud asjad” → “Avaldused” lingil klõpsates.
Avaldusi saavad esitada ka õpilased ja lapsevanemad (kui on loodud ka neile suunatud avalduste tüübid). Õpilaste ja lapsevanemate jaoks on avalduste link Stuudiumi ülemises “≡” menüüs.
Lisaks võid avalduste lingi https://koolinimi.ope.ee/avaldused lisada kooli kodulehele. Tavaliselt sobib see link alalehele, kus on ka muud blanketid või dokumendid.
Avalduste mallid peab ette valmistama administraator (juhised allpool).
Igal avalduse tüübil on eraldi "kinnitusring", ehk siis need inimesed, kes avaldust näevad ning seda edasi saata saavad.
Avalduste kasutamise protsess on:
- administraator loob vajalikud avalduste mallid
- õpetaja/õpilane/lapsevanem täidab avalduse
- kui avaldus on valmis, saadab avalduse esitaja avalduse edasi (kinnitusringis määratud kasutajale)
- inimene, kellele avaldus edasi saadeti, saab selle kohta meiliteavituse
- (vajadusel läbib avaldus veel kinnitusringis olevaid inimesi)
- avaldusele lisatakse vajadusel dokumendi number ja/või käskkirja number
- avaldus vastu võetud!
Avalduse blanketi näidised (vormid, mille täidab avalduse esitaja)
Avalduse liikumisring, kommentaarid
Avalduste mallide loomine (administraatorile)
Avalduste mallide loomiseks ava "Halda” → “Avaldused” → ”Avalduste mallid".
Erinevad mallid loo erinevate avalduste tüüpide jaoks; näiteks: koolitustaotlus, kiituse/märkuse avaldus või puhkuse avaldus.
Malli loomiseks on vaja määrata:
- avalduse tüüp (ehk nimi)
- kes seda avaldust kasutavad? (õpetajad, õpilased ja/või lapsevanemad)
- väljad avalduse vormis
- …ning avalduse kinnitusring ehk liikumine
Avalduse tüüp ehk pealkiri
Loo eraldi avalduste mallid levinumate eri tüüpide avalduste jaoks, ning (soovi korral) üks eraldi üldine avalduse tüüp (näiteks nimega “Avaldus”), mida saab kasutada asjade jaoks, mis teistesse mallidesse ei sobi. Üldise avalduse vorm peaks tavaliselt sisaldama vaid tekstivälju “Pealkiri” ja “Avalduse sisu”.
(Avalduse “tüüp” on avalduse pealkiri, näiteks “koolitustaotlus”)
Avalduse vormi väljad
Siin saad määrata väljad, mida avalduse esitaja täita saab. Näiteks (lihtsustatud) koolitusavalduse vorm võib olla umbes selline, nagu näha alloleval pildil.
Välja tüüp “Valikud” laseb sul luua rippmenüü, kus on sinu määratud valikud, mille seast avalduse esitaja valida saab. Lisaks on rippmenüü viimane variant automaatselt "Muu", mille valides saab avalduse täitja ise vabas vormis teksti lisada.
Välja tüüp “Avaldus” võimaldab avalduse täitjal viidata mõnele teisele oma avaldusele. Seda välja tüüpi on mõtekas kasutada näiteks siis, kui soovid koguda koolitusaruandeid — avalduse täitja saab rippmenüüst valida oma eelneva koolitusavalduse.
Välja tüüp “Profiil” võimaldab avalduse esitajal valida kas enda või oma lapse nime menüüst. Kui avaldusi esitavad lapsevanemad oma lastega seoses, kasuta “profiil” tüüpi välja “kirjuta nimi…” tekstiväljade asemel. Valitud profiili saab vaadata otse avalduse kaudu, ja avaldusele ei pea seetõttu lisama ka eraldi “lapse klass/isikukood” vm taolisi välju.
Eelvaade
Eelvaade näitab, kuidas avalduse vorm välja nägema hakkaks; eelvaade uueneb väljasid muutes automaatselt.
Avalduse liikumine ehk “kinnitusring”
Et kasutajad saaks avaldusi esitada, pead määrama ka avalduse liikumise sammud. Igal etapil on nimi ning vastutav isik.
Avalduse esitaja saab avalduse saata vaid inimestele, kes on tähistatud “valitav 1. etapina” linnukesega. (Näiteks: kui liikumisringis on 1. etapiks sekretär ja 2. etapiks direktor, ei saa avalduse esitaja avaldust otse direktorile saata. Kui “valitav 1. etapina” linnuke on mitme inimese juures, saab avalduse esitaja ise valida, kellele ta avalduse saadab.)
Avaldus ei pea liikumisel alati kõiki samme läbima — igal sammul saab liikumisringis valitud vastutaja (sekretär, õppejuht, …) ise valida, kellele avaldus järgmisena suunata (näiteks: algklasside õpetajate koolitusavaldused algklasside õppejuhile ja gümnaasiumiõpetajate koolitusavaldused gümnaasiumi õppejuhile).
Viimasteks sammudeks peaks alati olema vaikimisi näha olevad "Kinnitatud" ning "Tagasi lükatud" (või midagi sarnast) — kui avaldus on vajaliku protsessi läbinud, saab avaldusele märkida ühe nendest staatustest, ja seejärel ei ole see enam aktiivselt kellegi “töölaual.”
Näiteks võib kinnitusring välja näha selline:
Kui kasutaja on avalduse esitanud, saab sellele lisada ka dokumendi/käskkirja numbri, et kogu avaldusega seotud info oleks terviklikult ühes kohas salvestatud.
